RealEstat.id (Jakarta) – Menyewa ruang kantor bukanlah hal yang sederhana, karena di sinilah keberlangsungan bisnis perusahaan dan kehidupan para karyawan ditentukan. Selain faktor kenyamanan dan keamanan, faktor legalitas pun wajib diperhatikan agar tak ada masalah hukum dikemudian hari.
Untuk itu, ada beberapa tips menyewa ruang kantor yang perlu Anda pertimbangkan. Berikut uraiannya:
Baca Juga: Tips Membuka Kembali Ruang Perkantoran di Era ‘New Normal’
Lokasi dan Aksesibilitas
Lokasi merupakan salah satu hal terpenting dalam memilih kantor. Pasalnya, kantor merupakan lokasi yang kerap dijadikan tempat berkumpul atau melakukan meeting, baik dengan sesama tim maupun dengan pihak luar (klien).
Selain lokasi, aksesibilitas dari dan menuju kantor juga mesti baik. Perhatikan, apakah infrastruktur jalan dan transportasi umum menuju kantor mumpuni? Apakah jalur menuju kantor kerap macet? Apakah ada jalan alternatif menuju kantor?
Luasan Kantor
Sesuaikan luas kantor dengan jumlah karyawan. Di era new normal, saat dan pasca-pandemi COVID-19, penyewa ruang perkantoran perlu memerhatikan protokol kesehatan dengan menerapkan physical distancing, yakni menempatkan lebih sedikit karyawan di dalam satu ruangan.
Bila masih merintis perusahaan baru (start up), tak perlu repot-repot menyewa ruang kantor khusus. Anda dapat menyewa serviced office, virtual office, atau co-working space yang lebih hemat biaya.
Baca Juga: Pasar Perkantoran Konvensional Bergeser Jadi Lebih Compact Akibat COVID-19
Fasilitas Kantor
Bila Anda memiliki kantong tebal, tentu tak masalah bila meminta beragam fasilitas yang disediakan pengelola gedung kantor. Namun, ada beberapa fasilitas penting yang harus tersedia di kantor sebagai penunjang kenyamanan bekerja, seperti jaringan internet, pantry, toilet, musala, kantin, parkir, serta jasa sekuriti dan office boy. Jika perlu, Anda juga bisa mencari kantor yang bisa diakses selama 24 jam.
Perhatikan Sisi Legalitas
Menyewa ruang kantor bukan hanya dilihat dari sisi desain dan kenyamanan bekerja. Sisi hukum dan legalitas kantor pun harus diperhatikan, agar tidak ada masalah dikemudian hari.
Dinukil dari buku "Aplikasi Hukum dalam Bisnis Properti di Indonesia", sebelum menyewa, kantor ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yakni isi perjanjian sewa (lease agreement). Isi perjanjian tersebut antara lain:
Baca Juga: Tantangan dan Peluang Bisnis Perkantoran Pasca Pandemi COVID-19
Orang yang menandatangani perjanjian tersebut adalah yang berhak, yaitu pemilik atau orang diberi kuasa oleh pemilik. Jika hendak menyewa dalam jangka panjang (5 – 10 tahun) harga sewa sebaiknya ditentukan sejak awal, sehingga tidak ada kenaikan harga selama masa sewa. Jika harga sewa dapat naik sewaktu-waktu, maka tidak ada artinya perjanjian jangka panjang tersebut.
Perhatikan klausul pemutusan sepihak (termination) yang mengatur pemutusan perjanjian secara sepihak tanpa persetujuan pihak lain—baik oleh pihak pemilik atau sebaliknya oleh pihak penyewa. Cermati isi dan bunyi bahasanya, kemudian perhitungkan kondisi yang menguntungkan bagi perusahaan Anda.
Baca Juga: Strategi Pengembang, Investor, dan Penyewa Ruang Perkantoran saat Wabah COVID-19
Teliti dan hitung luas ruangan yang Anda sewa. Perlu diperhatikan, koridor di depan ruangan kantor bukan termasuk ruangan yang disewa. Pasalnya, ada sebagian pengelola gedung (building management) yang menghitung koridor ke dalam area yang disewa.
Jaminan perawatan (maintenance) dari pengelola gedung harus jelas. Berapa lama mereka bisa memperbaiki kerusakan—bukan berapa lama mereka merespon—karena makin lama perbaikan, makin merugikan perusahaan Anda. Jika hal-hal ini telah diperhatikan sejak awal, maka saat terjadi perselisihan, posisi Anda secara hukum sudah kuat.
