RealEstat.id (Jakarta) - Tata letak peralatan di ruang kerja ternyata mempengaruhi psikologis hingga produktivitas Anda di kantor. Bekerja dengan kondisi meja yang rapi tentu bisa memberi perasaan lebih nyaman bukan? Untuk itu, Anda perlu mengetahui tips menata peralatan kerja di kantor.
Nah, ada sejumlah tips menata peralatan kerja di kantor yang dimuat di laman lifehacks.com, yang bisa Anda lakukan, agar kinerja lebih baik dari waktu ke waktu. Berikut ini penjabarannya:
1. Singkirkan Barang yang Tidak Diinginkan atau Tak Dibutuhkan
Perhatikan di sekeliling ruang atau meja kerja Anda. Pilih peralatan kerja apa saja yang masih dibutuhkan, dan buang peralatan yang sudah tidak terpakai.
Pilihan untuk peralatan yang bisa diperbaiki hanya jika Anda memang mengira akan membutuhkannya lagi di masa mendatang. Tapi jika tidak, sebaiknya buang saja, dan ini berlaku juga untuk perabotan, pernak-pernik dan tanaman sebagai dekorasi (jika ada).
Baca Juga: 7 Tips Bekerja di Rumah Agar Tetap Kreatif dan Kerasan
2. Tata Ulang Peralatan yang Berserakan
Kumpulkan dan kembalikan peralatan dan perlengkapan kerja Anda ke tempat awalnya. Jangan lagi Anda bergumam: “tadi ditaruh di mana ya?”
3. Tata Kembali Wilayah Kerja Anda
Ada area utama (misalnya meja kerja), area referensi (lemari arsip, rak, dan holder) serta area penyimpanan (lemari, rak atau laci). Anda yang menentukan wilayah dan area kerja. Hal ini tentu harus mempermudah, bukannya malah mempersulit kerja. Right stuff in the right place, begitu kira-kira.
4. Atur Jarak
Peralatan dan perlengkapan kerja yang paling sering Anda gunakan harus diletakkan atau disimpan lebih dekat dan mudah dijangkau. Peralatan/ perlengkapan lain, jika kurang atau bahkan tidak dibutuhkan, bisa disimpan di area penyimpanan—atau dibuang saja.
5. Identifikasi Peralatan Kerja
Lakukan identifikasi peralatan/perlengkapan kerja Anda dengan memberi label. Memberi identitas dalam bentuk label di rak, tempat sampah, atau laci keranjang tidak hanya memudahkan Anda, tetapi rekan-rekan di kantor juga bisa langsung mengetahui barang Anda saat menemukannya tercecer.
Baca Juga: Tips Menata Ruang Kerja di Rumah dan Kantor Sesuai Feng Shui
6. Revisi Sistem Pengarsipan
Revisi sistem pengarsipan Anda, karena sekarang eranya digital, sehingga file kertas pasti berkurang. Anda bisa memilih apakah memindahkan file ke dalam bentuk digital atau menggandakannya sambil tetap mempertahankan bentuk fisiknya. Jika menyimpannya di komputer, jangan lupa untuk mem-backup-nya secara rutin.
Jika dalam bentuk fisik (file kertas), Anda bisa menyiapkan file folder bernama tema rapat, di dalamnya simpan laporan yang berkaitan dengan tema rapat dan kelengkapan lainnya seperti bukti transaksi, dan lainnya.
Jika file kertas yang dibutuhkan banyak, Anda bisa memanfaatkan kotak kemasan kertas atau kotak bekas kemasan air mineral yang masih bersih untuk mengumpulkan file-file penting. Rapat selesai, Anda harus menyimpannya sesuai dengan pemetaan area kerja.
7. Bersihkan Secara Rutin
Bukan hanya ruangan kerja, area utama kerja Anda (meja) juga perlu dibersihkan secara berkala. Usahakan di atasnya hanya ada peralatan kerja yang Anda pakai setiap hari. Ingat, tidak lagi ada barang yang tidak Anda butuhkan berserakan di meja kerja!
Baca Juga: Panduan Transformasi Area Kerja di Perkantoran
8. Atur Penyimpanan Desktop
Atur tempat penyimpanan peralatan (desktop) Anda, pakai wadah untuk menyimpan barang-barang penting Anda. Gunakan baki untuk kertas, wadah khusus barang-barang kecil. Desktop digital pun harus selalu rapi. Pastikan semua file atau gambar berada dalam folder yang tersusun rapi. Dan hal ini sangat tepat dilakukan setiap hendak pulang dari kantor.
9. Jangan Lupakan Laci
Atur laci Anda. Letakkan barang-barang yang digunakan bersama di satu laci. Misalnya: perangko dengan amplop, bantalan tempel dengan buku catatan, dan lain sebagainya.
Manfaatkan wadah tersendiri untuk klip kertas, paku payung, dan benda kecil lainnya. Pisahkan laci untuk peralatan/perlengkapan kerja dan laci untuk menyimpan barang-barang pribadi.
10. Meja Kerja Bersama
Jika meja kerja Anda dipakai bersama, pisahkan desktop dan laci Anda dengan rekan kerja. Kunci laci pun jadi tanggung jawab masing-masing.
Baca Juga: Apa Implikasi Hybrid Working dalam Pengelolaan Perkantoran dan Ruang Kerja?
11. File-file Kertas
Hindari tumpukan file kertas, tata dan usahakan kondisinya selalu rapi dan sesuai dengan penamaannya. Simpan file yang penting di tempat yang sudah Anda tentukan.
12. Perhatikan Surat-surat
Urutkan surat berdasar tindak lanjutnya. Surat di desktop Anda biasanya ada untuk dikerjakan (surat perintah dari atasan), untuk dikirim ke pihak eksternal atau internal kantor, serta surat untuk didelegasikan atau diserahkan.
13. Tentukan Tanggal Kedaluwarsa File Anda
Tetapkan tanggal berlaku file kertas agar tak menumpuk dan segera buang jika sudah kedaluwarsa. Beri tanda di setiap file, biasanya file/dokumen hukum atau keuangan harus disimpan untuk jangka waktu tertentu.
Untuk file digital, saring atau aktifkan menu filter email Anda. Kategorikan berdasarkan penting atau tidaknya file, agar Anda bisa membuat prioritas untuk dibaca atau ditindaklanjuti.
Baca Juga: Tips Feng Shui: Desain Ruang Kantor Bagi Pimpinan Perusahaan
14. Jelang Weekend
Bereskan meja kerja Anda saat akhir pekan (Jumat sore sebelum pulang). Usahakan tata letak dan hal penting lainnya tersusun tepat untuk mempermudah Anda di Senin pekan depan.
Jadi, Anda bisa lakukan satu atau beberapa dan bahkan semua tips yang dijelaskan di atas. Semakin banyak yang Anda lakukan, kerja Anda bisa dipastikan lebih efisien.
Hindari membuang waktu kerja Anda untuk mencari file penting yang berserakkan! Anda bisa menghindari masalah-masalah sepele yang justru bisa merusak kinerja jika semuanya dilakukan rapi dan disiplin.
Selamat mencoba tips menata peralatan kerja di kantor ini!
